De onderdelen van een samenhangend dossier.

Het overzicht beschrijft de gekozen optie

Het overzicht bundelt het model, het aantal lots, de duur en het totaal in USD met de ingevoerde gegevens. Het stelt iemand die niet bij de keuze betrokken was in staat te begrijpen wat er is besteld. Bewaar het samen met de technische onderbouwing van het project en de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor de opvolging.

Als uw organisatie een interne referentie gebruikt, koppel die dan aan die van het Capordia-dossier. Deze koppeling vergemakkelijkt de uitwisseling tussen inkoop, het technische team en de persoon die de betaling regelt, zonder de naam die aan de server is gegeven te veranderen in een unieke identificatie voor de hele operatie.

De bestelling, de betaling en de ontvangst scheiden

De bestelling beschrijft een geregistreerde aanvraag. De betalingsopvolging geeft aan of de betaling is gemeld of bevestigd. De ontvangstbevestiging heeft betrekking op de beschikbaarstelling en de verwachte werking. Deze informatie kan in één dossier worden gebundeld, maar beantwoordt aan verschillende vragen.

Het downloadbare overzicht is een opvolgingsdocument. Het geldt op zichzelf niet als betaalde factuur of leveringsbewijs. Vermeld bij elke documentaire vraag het bestelnummer om de context van uw aanvraag te bewaren.

Bewaar de elementen die nuttig zijn voor de volgende periode

Noteer aan het einde van het project de werkelijk gebruikte configuratie, de belangrijke instellingen en de manier waarop de resultaten zijn opgehaald. De volgende keuze van capaciteit kan op dit dossier voortbouwen in plaats van de analyse opnieuw te beginnen. Een team wint ook aan duidelijkheid wanneer het vastlegt waarom het van model of duur verandert.